За інформацією: Суспільне Полтава.
Суспільне Полтава
За десять місяців 2023 року до держархіву Полтавської області від громадян надійшло дві тисячі звернень. Працівників відділу, які займаються розглядом питань від полтавців, – п’ятеро. Найпоширеніші запити – соціально-правового характеру.
Про це в ефірі Українського радіо «Полтава» розповіла головний архівіст відділу інформації та використання документів державного архіву Полтавської області Тетяна Воскобійник.
Підтвердження трудового стажу та заробітної плати є найбільш затребуваними видами запитів. Люди оформляються на пенсію і їм потрібне архівне підтвердження їхнього стажу роботи. Також досить часті види звернень про факти репресій та розкуркулення, нагородження орденами і медалями. Ще більше – це показники біографічного та генеалогічного характеру, коли люди підтверджують родинні зв’язки або знаходять інформацію про родичів.
Громадяни можуть звернутися до архіву кількома способами, обравши зручніший для себе.
Перше – це на особистому прийомі у столах довідок безпосередньо архівної установи. Громадяни можуть прийти з понеділка по п’ятницю, написати запита прямо на місці або проконсультуватися. Наступний вид – людина самостійно надсилає листа, може попередньо проконсультуватися по телефону, як правильно оформити. Також надсилають через електронну пошту, досить популярний зараз вид. У нас на сайті розміщені зразки оформлення заяв, електронні адреси.
Серед першочергових вимог до запиту: ім’я і прізвище заявника, поштова адреса для зворотної відповіді і контактний номер телефону для уточнення даних у самому запиті. Сам текст заяви залежить від того, яку інформацію людина шукає. Термін виконання запиту – не більше місяця.
Якщо людина написала нам листа і відправила 1 березня, то за поштовий зв'язок ми не відповідаємо. Якщо цей запит надійшов нам 10 березня, то відрахування терміну починається з дня, коли запит був зареєстрований в установі. Бувають види запитів, коли інформація не поміщається на три аркуші паперу, це вагомий об’єм документів, які потрібно перевірити, і в місячний термін працівники фізично не мають змоги розглянути. То є проміжна відповідь, коли ми надаємо частину інформації і повідомляємо, що буде розглянуто ще в період такого-то часу.
Є запити, відповіді на які не надають. Стосуються вони листів з Росії та Білорусі.
Такі запити ми не приймаємо, але повинна сказати, що з кожним разом їх надходить все менше і менше. У 2022 році вони надходили, це був березень-травень. А зараз їх не так уже багато і надходить. Ці запити взагалі ніяким чином не розглядаються.
Повністю інтерв’ю щодо механізму звернень громадян до державного архіву Полтавської області слухайте за посиланням
