Страховий стаж обчислюється за даними, наявними в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (стаття 24 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV).
Страховий стаж, набутий до впровадження персоніфікованого обліку (до 01.01.2004), підтверджує трудова книжка або інші документи, видані за місцем роботи, служби, навчання чи архівними установами (Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12.08.1993 № 637 — https://is.gd/epOO9n).
Періоди трудової та іншої діяльності до 01.01.2004 зараховуються до страхового стажу на підставі документів, а саме:
підприємницька діяльність фізичними особами — підприємцями (далі — ФОП): 
документів про сплату страхових внесків (платіжних доручень, квитанцій установ банків, документів, що підтверджують поштові перекази, інформації органів Пенсійного фонду України).
Для ФОП із застосуванням спрощеної системи оподаткування: 
свідоцтва про сплату єдиного податку; 
спеціального торгового патенту; 
документів про сплату єдиного або фіксованого податку; 
даних персоніфікованого обліку;
військова служба: 
військового квитка; 
довідок територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (раніше — військомати),
військових частин і установ; 
довідок архівних і військово-лікувальних установ; служба в органах внутрішніх справ: 
довідок, які видаються в порядку, що визначається МВС; навчання за денною формою: 
дипломів, свідоцтв, посвідчень, а також довідок та інших документів, які містять відомості про період навчання;
догляд непрацюючої матері за дитиною до 3-х років: 
свідоцтва про народження дитини (у разі смерті дитини — свідоцтва про смерть); догляд за особою з інвалідністю 1 групи, дитиною з інвалідністю віком до 16 років, а також пенсіонером, який потребує постійного стороннього догляду або досяг 80-річного віку: 
інформації про отримання допомоги, компенсації за догляд за такою особою, одержаною від органів соціального захисту населення, або акта обстеження фактичних обставин здійснення догляду; 
документів, що засвідчують перебування на інвалідності (для осіб з інвалідністю 1 групи та дітей з інвалідністю) та вік (для осіб похилого віку та дітей з інвалідністю); 
відомостей житлово-експлуатаційних або інших організацій за місцем проживання (реєстрації), сільських, селищних рад, опитування осіб, за якими здійснюється догляд, та їх сусідів, інших даних; 
виписки із акта огляду МСЕК, медичні висновки, пенсійне посвідчення, посвідчення одержувача допомоги або довідка органів соціального захисту населення, або довідка Пенсійного фонду України; 
свідоцтва про народження, паспорта громадянина України або іншого документа, що засвідчує особу; тримання під вартою, відбування покарання, перебування в засланні, на примусовому лікуванні: 
документів про реабілітацію (довідки суду, органів прокуратури чи органів досудового розслідування про закриття кримінального провадження або довідки суду про ухвалення виправдувального вироку); період роботи засуджених: 
платіжних доручень, квитанцій установ банків, документів щодо поштових переказів, інших документів про сплату страхових внесків; 
інформації Пенсійного фонду України про сплату страхових внесків (за наявності); 
інформації установи виконання покарань про те, що особа підлягала загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, або про сплату страхових внесків; проживання дружини військовослужбовця разом з чоловіком у місцевостях, де була відсутня можливість її працевлаштування за спеціальністю: 
довідок, виданих командирами військових частин, або довідок територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки; творча діяльність: 
довідок про період сплати страхових внесків до Пенсійного фонду України; 
довідок (виписок з постанов) секретаріатів правління творчих спілок України.
Після 01.01.2004 стаж зараховується виключно за даними персоніфікованого обліку.
Вимоги до документів про стаж:
документи, що подаються для підтвердження трудової діяльності, повинні бути підписані посадовими особами й засвідчені печаткою; для підтвердження стажу приймаються лише ті відомості про період роботи, що внесені до довідки на підставі документів; якщо ім’я, по батькові та прізвище, зазначені в документах, що підтверджують стаж роботи, не збігаються з паспортними даними або свідоцтвом про народження, факт приналежності цього документа даній особі може бути встановлено в судовому порядку; зміна прізвища, ім’я та по батькові підтверджується свідоцтвом про шлюб або документом про їх зміну. Для усунення можливих ризиків і негативних наслідків втрати паперової трудової книжки та документів про трудову діяльність — завантажуйте їх скан-копії на вебпортал Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua https://t1p.de/fjrs9. Головне управління ПФУ в Донецькій області.
