Івент-агенції організують заходи різного масштабу для приватних осіб і компаній — від камерних сімейних свят на 20–30 осіб до багатотисячних концертів. Вони пропонують готові формати для свята та розробляють програми індивідуально для замовників.
Заходи, які організовує івент-агенція
Одні івент-агенції орієнтовані на свята для приватних осіб, інші — на заходи для бізнесу, треті — на організацію масових заходів, на кшталт дня міста. Є ще один напрям — BTL-акції, які можуть провести івент- і рекламні агенції. Здебільшого одна команда займається заходами різних форматів. Наприклад, івент-агенція з великим досвідом роботи може організувати:
- особисті свята — весілля, дні народження, ювілеї;
- заходи для бізнесу — дні народження компанії, корпоративи, тимбілдинги, конференції, семінари, тренінги, круглі столи;
- масштабні заходи — день міста, державні свята, благодійні акції;
- BTL-заходи — свята з приводу відкриття магазину або ресторану, промоакції, дегустації тощо.
Кожен захід потребує різного часу для підготовки, тому потрібно завчасно звертатися до івент-агенції. На ваші запитання відповість івент-менеджер — ключова людина між замовником і підрядниками. Він відповідає за планування, організацію і координацію усього заходу, а також може детально розповісти про послуги.
Етапи організації заходу та послуги івент-агенції
Команди івент-агенцій зазвичай організують святкові та ділові заходи під ключ. Залежно від їхнього масштабу роботу поділяють на такі етапи:
- розробка концепції та плану заходу з таймінгом;
- вибір локації для офлайн-зустрічей або платформи для онлайн-зустрічей (наприклад, Zoom);
- розробка меню та організація обслуговування у форматі бенкету, фуршету, кава-брейку тощо;
- технічне забезпечення — сцена, звукове та світлове обладнання, фото- та відеозйомка тощо;
- декоративне оформлення локації;
- розробка розважальної програми;
- організація трансферу для гостей і розміщення в готелях (за необхідності).
Івент-менеджери контролюють усі етапи організації та проведення заходу. Вони домовляються про виступ артистів і музичних груп, наймають ведучих, офіціантів і барменів для кейтерингу, декораторів, відеооператорів та інших підрядників.
Виконуючи замовлення приватних осіб, івент-агенція заощаджує час і сили клієнтів і влаштовує незабутнє свято. Якщо захід для бізнесу, івент-команда підпорядковує його організацію розв’язанню певної проблеми — зміцнити командний дух, поліпшити комунікацію між співробітниками або створити позитивну корпоративну культуру. Наприклад, івент-агенція Q-team пропонує піврічний пакет послуг — індивідуальний план заходів для підвищення мотивації та ефективності команди.
